pageTop

福島宏和税理士事務所 様 – 顧客事例 –

業務フローに合わせた安心・安全・便利なメール運用が実現しました。
福島宏和税理士事務所 所長 福島宏和
福島宏和税理士事務所 所長 福島宏和

福島宏和税理士事務所について

福島宏和税理士事務所

福島宏和税理士事務所 所長 福島宏和(下中)と
スタッフの皆さま

所在地;広島市。
設立;2009年5月。
従業員数;7名(2017年1月現在)。

 広島市に拠点を構える税理士事務所。個人事業主に対する確定申告のサポートをメインサービスとする。
 定期的に領収証などの書類を送ってもらって記帳代行を行い、試算表を提供。キャッシュフローを月単位で把握できる状態を作ることで、経営状態を透明化し個人事業主の意思決定をサポートする。

 事務作業を苦手とする個人事業主は多く、扶養の範囲でスモールビジネスを行う主婦から、法人成りを目指す起業家まで幅広い層を支援している。全国に広がる顧問先の約6割が首都圏の事業者。
 武器はインターネット。メールはもちろん、『チャットワーク』、『Skype』などのコミュニケーションツールや『クラウド会計』、『G Suite』などを積極的に活用している。
 著書に『フリーランス・個人事業の絶対トクする! 経費と節税』がある他、『プレジデント』『通訳翻訳ジャーナル』など、雑誌への寄稿も多数ある。

メールセキュリティサービス『メールZipper』を導入

– 導入スケジュール

 2016年10月下旬に、サービスサイトからトライアル版を申し込み、11月1日から2週間のトライアル期間を経て、12月1日から正式に使い始めました。

『メールZipper』の活用方法

所長・福島宏和氏

「メールをもっと便利にしたいと思い
『メールZipper』を導入しました」
(所長・福島宏和氏)

– 『メールZipper』の活用方法をお話ください。

 『メールZipper』は、普段の業務における顧問先との連絡に使用しています。現在、『メールZipper』を使用しているメールアカウントは2つです。1つは、普段の業務における顧問先との連絡に使用している共有アカウントです。
 もう1つは私個人のアカウントです。私は、事務所の経営や運営に関する業務も行っているため、個人のアカウントと共有アカウントを必要に応じて使い分けています。

 3つの機能は、それぞれ次のように使っています。

(1)一時保留機能
 誤送信防止のための機能です。送信したメールをメールサーバーで止め、5分間保留してくれます。その間に、宛先などの間違いに気づいたら、管理画面から配信を停止することができます。何もしなければ、5分後に自動的に送信されます。
 送信メールに誤りがあった際の救済手段として導入しました。

(2)宛先自動追加設定機能
 顧問先にメールを送る際、BCCに送信アドレスと同じメールアドレスを自動で追加します。誰かが顧問先に送ったメールは全て、スタッフ全員のPCで使用するメーラーで受信されます。

(3)自動暗号化機能
 顧問先あての送信メールに添付ファイルがあった際には自動で圧縮してZip化し、パスワードを設定します。同時に解凍パスワードをメールで通知します。
 弊社から顧問先に送るメールに添付するファイルは、試算表や申告書案などです。

所内で情報共有を図るために、顧客との連絡は共有アカウントを使用

御社で使用するメールアカウントは、『メールZipper』で使用している2つだけですか。

 厳密には、他に新規の問い合わせを受け付けるアカウントがあります。これはほぼ受信専用で使っています。また、スタッフ個人のアカウントもありますが、業務上使用するアカウントは実質的には、共有アカウント1つです。

 弊所は所内の情報は可能な限り共有する方針を取っています。特に顧問先との業務上の連絡は、特定の担当者だけではなく、全員が把握するようにしています。例えばあるスタッフが急に病気になった場合でも、他のスタッフがフォローできる体制を作るためです。そのため日常業務における顧問先との連絡は1つの共有アカウントで行っています。
 私自身も顧問先との連絡は基本的に共有アカウントを使用します。

– 顧問先へのメールの送信件数は1日にどれぐらいありますか。

 正確に計算はしていませんが、1日30件ぐらいだと思います。

– 顧問先との連絡手段はメールだけですか。

 メールが軸ですが、他にビジネスチャットアプリ『ChatWork』を使っています。顧問先の10%強は『ChatWork』で連絡を取っています。
 この他に、相談ごとなど、じっくり落ち着いて話をする必要がある場合や、口頭でコミュニケーションを取った方が手っ取り早い時は『Skype』の会議機能を使用します。

『メールZipper』導入以前のメール運用上の課題

2回の増刷を重ねた福島氏の著書『フリーランス・個人事業の絶対トクする! 経費と節税』

2回の増刷を重ねた福島氏の
著書『フリーランス・個人事業
の絶対トクする! 経費と節税』

– 『メールZipper』を導入した背景を伺います。これまでメール運用で何らかの問題が発生していたのですか。

 問題があったというよりは、メールの運用をもっと便利にできないかとは考えていました。不便だと思っていたことは以下の3点です。

(1)メール送信のたびに自身のメールアドレスをBCCに追加しなければいけない
 メール送信のたびに共有アカウントをBCCに加えるひと手間を減らしたいとは考えていました。たまに忘れることもあるので、自動化されれば楽になります。
 1週間に1度ぐらいは、誰かがBCCをつけるのを忘れ、本文転送をしていました。

(2)うっかりミスの送信メールを取り消すことができない
 メールを送信した直後に、文面の不備に気づくなど、何らかの理由で取り消したいと思うことはたまにあります。『メールZipper』導入後だけを見れば、1週間に1回ぐらいの頻度で送信を取り消しています。チャットツールと違って、メールは一度送ってしまえば、相手に届いてしまいます。
 せめて送信後5分以内にでもやり直しができれば、誤送信の多くは防げます。

(3)セキュリティと利便性の両立が困難
 以前から添付ファイルのセキュリティに関しては気になっていました。資産表は本来、個人事業主の意思決定を助ける情報として活用しやすいよう、紙でプリントしたものを送りたいと考えています。しかし顧問先の中にはメールで送ってもらった方が便利だという方がいます。そのような方にはメールで送っていますが、試算表や申告書案をそのままメールで送っても良いのかという問題意識は持っていました。
 以前、ファイル転送サービスを使ったことがありますが、開封することを億劫がってせっかくの試算表を読んでくれない人が出てきました。試算表を活用することが弊所サービスを使う本質的な価値なので、セキュリティより試算表をきちんと読んでいただくことを優先し、圧縮してパスワードをかけるということもせず、メールでそのまま送っていました。

 これらの不便を解消するために『メールZipper』を導入しました。

『メールZipper』のトライアル版を申し込んだ経緯

– メールセキュリティツールの導入を検討しはじめたのはいつ頃ですか。

 積極的にツールを探していたわけではありません。たまたま『メールZipper』の存在を知ったというのが実際のところです。

 本心としては顧問先との連絡手段はメールはやめて、100%『ChatWork』に移行したいと考えています。顧問先ごとにグループを作ればBCCを入れる必要がありませんし、発信したメッセージの訂正もできます。セキュリティ面もメールよりは安心です。対面でお話をする機会がある顧問先には『ChatWork』への移行をお勧めするのですが、なかなか同意してもらえません。新しいツールの使い方を覚えることに時間を取れない方は少なくありません。

– 『メールZipper』を知ったきっかけを教えてください。

 あるビジネスコンサルタントから送付されるニュースレターで紹介されていたことがきっかけです。今回弊所が導入した3つの機能を紹介されているのを読んで、このようなツールがあるなら使ってみようと思いトライアル版を申し込みました。

– 他の競合サービスとの比較検討はされませんでしたか。

 他サービスとの比較検討はしていません。使ってみないとわからないですし、トライアル版で使いにくければやめれば良いと考えていました。

– 導入費用に関してはどのように思われましたか。

 送信メールの一時保留、自動宛先追加、自動暗号化の3つの機能が本当に使えるなら、高くはないと思いました。

– クラウドツールを業務に取り入れることに抵抗はありませんか。

 特に抵抗はありません。弊所は、『ChatWork』や『Skype』の他、所内の情報共有では『G Suite』を使用していますし、顧問先の会計データの一部は『クラウド会計』に移行しています。便利なツールや必要なサービスは積極的に導入する方針なので、今回も躊躇せず、すぐに問い合わせました。

トライアル版で評価したのはメール受信者の使い勝手

– トライアル版は問題なく使えましたか。

 初期設定でちょっと躓いて、使い始めるまで2~3日かかってしまいましたが、あとは問題なく使えました。

– 初期設定は難しかったですか。

 送信サーバーの設定を変えるだけなので、設定マニュアル通りにやればできるはずですが、一発ではできませんでした。単純に慣れていないことは難しい、それだけのことだと思っています。何度かLRMに問い合わせをして、ご返信いただいた内容を参考に設定をしなおして無事に使えるようになりました。2~3日かかった1つの要因には、私自身、外出の機会が多く、落ち着いて作業できなかったこともあります。

– トライアル版で評価したのはどのような点ですか。

 トライアル版で使えたのは自動暗号化機能です。トライアル期間中に評価したポイントは使い勝手です。本当に自動で暗号化ができるのか、受信者はきちんと受け取れるのかという点を確認しました。自動で添付ファイルが圧縮されてパスワードがつくということは送信者側にとっては便利ですが、受信者がそれを解凍することが非常に難しいということになれば不評を買う原因になります。

– テストはどのように行いましたか。

 ご協力いただけそうな顧問先の方にお願いして、テストにお付き合いいただきました。その段階では問題なく解凍できたという話をいただきました。ファイル転送のように億劫がられる要素はありませんでした。

– 他の機能に関してのご心配はありませんでしたか。

 特に心配はしませんでした。いずれも初期設定さえきちんとできれば、あとは自動でできると思っていました。自動暗号化は、解凍する側に負担がかかるようだと使えません。トライアル版でその確認ができたので、正式に申し込みました。

左;福島氏、右;LRM社員

「設定で躓いた時は、LRMにサポートしてもらいました」(左;福島氏)※右;LRM社員

BCCの付け忘れや誤送信の心配がなくなり精神的に楽になった

– 正式に導入してみて、思った通り活用できていますか。

 宛先自動追加機能と一時保留機能については、考えていた通り、問題なく使えており、業務にもだいぶなじんできました。BCCの付け忘れはなくなりましたし、間違えたものを送っても5分間であればメール送信を取り消せる猶予ができたことで、精神的に非常に楽になったとスタッフからも好評です。

 自動暗号化機能に関しても、以前に比べて確実にセキュリティは高まっています。ただ、これに関しては相手がいることなので、そこがネックになることがあります。トライアル時は、協力してくれる人を選んでいるので問題が出ませんでしたが、正式に導入して全ての顧問先に使ってみると、2つの問題が露わになりました。

 1つはスマートフォン主体でメールを使用している人の場合、添付のZipファイルを解凍できないということです。その場合は、『ChatWork』に移行してもらうか、自動暗号化しない別のアドレスから送信するか、いずれかの対策を取っています。
 2つめは稀なケースではありますが、パスワードを入れても解凍できないという方がいます。何度やっても解凍できないというので、やはり別のアドレスから送信しています。

【LRM】
 特定のアドレスに対してのみ暗号化は行わないという除外設定もできます。管理者画面で設定できますので、改めて手順をご案内させていただきます。また弊社側で設定できますのでお申し出ください。

【福島氏】
 そのような設定もできるのですね。それは良いことを聞きました。さっそくやってみますので、ぜひ手順をご案内ください。あとはスマートフォンですね。受信者側に依存せず運用できる仕組みがあれば、より便利なツールになると思います。
 しかし、BCC入力の自動化、誤送信防止によってメールの運用が便利になり、添付ファイルの自動暗号化によってセキュリティが向上しました。成果としては期待通りです。
 私からLRMさんに伺いたいのですが、サポートセンターは特に開設されていないのでしょうか。

【LRM】
 フリーダイヤルを開設いたしております。例えば、先ほどのスマートフォンの件など、同じようなことでお困りの方はいらっしゃいます。弊社としても何らかのサポートはさせていただきたいと考えていますので、お困りのことがあれば、お気軽にご連絡ください。

安価かつ手軽に取り組める情報セキュリティ対策

– 士業事務所といっても様々だとは思いますが、全般的に情報セキュリティへの取り組みはどのような状況であると思われますか。

 私も全部を知っているわけではありませんが、ITを積極的に使う士業事務所であれば、情報セキュリティについてどうにかしたいという意識は持っています。個人情報を扱う業界なので、どう取り組むべきかという問題提起がされることは少なくありません。実際、大手企業を顧問先に持つ場合は、相応の対策を取っているでしょう。しかし、弊所のように個人を相手にしている事務所は、セキュリティと利便性を両立することが困難な場合、利便性を優先しがちです。

 そのように考えるならば、『メールZipper』のようなツールは、安価かつ手軽に取り組める情報セキュリティ対策の1つであると言えますね。

福島宏和税理士事務所様、お忙しい中、有り難うございました。

福島宏和税理士事務所様、お忙しい中、有り難うございました。

※ 福島宏和税理士事務所様のWebサイト
※ 取材日時 2017年1月