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box

オフィスは冷房がとても効いています。涼しくて快適な反面、寒暖差に体がついていけていないような気がします。

さて、先日投稿した記事「まだメールでデータ共有してるの?boxを使えば簡単に共有可能!」に引き続き、今回もまたboxセミナーで得た情報や知識をシェアしていきますね。今回は、特にコラボレーションと共有の違いなどについてお話しようと思います。

コラボレーション機能ってなに?

boxには、「コラボレーション」という機能があります。

これは、プロジェクトなどのファイルを複数人で共有し、閲覧や編集ができるよう、アクセス権限を付与しあったりということができる機能です。

しかし、コラボレーションするほどでもないという場合や、ちょこっと資料を確認してほしいだけなんだよねという場合には、コラボレーション機能を使わずとも、URLを共有するだけで他者の閲覧が可能となります。

では、コラボレーションとリンクの共有は、何が違い、どちらの機能を利用するかを判断するポイントはどこにあるのでしょうか。

リンク共有?コラボレート?どっちがいいの?

リンク共有を使うのか、コラボレーションを使うのかを判断する際には、TAPが有効です。TAPとは、下記のような考え方です。

  • T(time):共有する相手との付き合い期間はどれほどか、いつまで付き合うのか
  • A(account):アカウントを保有しているか
  • P(permission):共有する相手の権限をどこまでにするのか(編集可?プレビューのみ?)

どれくらいの期間?アカウントは保有している?共有範囲は?というのを考えてしまえば、あとは簡単です。

共有リンク:主に一方通行、相手に情報を提示するだけのとき

短期間のお付き合い(スポット)であり、プレビューとDLのみでいい場合。
共有リンクにも、アクセスレベルを設定することが出来ます。また、パスワード要求や、有効期限の設定も出来るので、業務関係者外からの盗み見の危険性も低減することができます。

コラボレーション:相手がboxアカウントを保持しており、編集やその他の作業をする必要があるとき

長期の付き合いやプロジェクト進行の場合。
上記のケースには、ユーザ招待(コラボレーション)をお勧めします。コラボレーションであれば、アクセス権限をさらに細かく設定できることはもちろん、共同作業が可能です。また、コメント、メンション、タスクの設定ができるため、プロジェクトの進行もスムーズになります。

boxセミナーで、役に立ちそう!と感じたことは以上となります。前回、今回と二回に渡り、ご紹介させていただきましたが、一番便利だな、と感じている点は、多くのファイル形式にプレビューが対応していることでした。他のクラウドストレージを使用することもありますが、これだけ多くの形式のプレビューに対応しているサービスはbox以外に見つけられていません。(あったらこっそり教えてください・・・)

セミナーそのものついては、boxを導入して間もない・もしくはこれから導入を考えていらっしゃる方にとって参考になりそう、という印象でした。興味をお持ちの方は、セミナーに関してもご一考ください。

また、LRMではboxの提供をおこなっています。こちらについても、ご興味をお持ちの方はお気軽にご連絡ください。

では~

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【box】「コラボレーション」と「リンク共有」の違いってなに?

カテゴリー: ソリューション

box

オフィスは冷房がとても効いています。涼しくて快適な反面、寒暖差に体がついていけていないような気がします。

さて、先日投稿した記事「まだメールでデータ共有してるの?boxを使えば簡単に共有可能!」に引き続き、今回もまたboxセミナーで得た情報や知識をシェアしていきますね。今回は、特にコラボレーションと共有の違いなどについてお話しようと思います。

コラボレーション機能ってなに?

boxには、「コラボレーション」という機能があります。

これは、プロジェクトなどのファイルを複数人で共有し、閲覧や編集ができるよう、アクセス権限を付与しあったりということができる機能です。

しかし、コラボレーションするほどでもないという場合や、ちょこっと資料を確認してほしいだけなんだよねという場合には、コラボレーション機能を使わずとも、URLを共有するだけで他者の閲覧が可能となります。

では、コラボレーションとリンクの共有は、何が違い、どちらの機能を利用するかを判断するポイントはどこにあるのでしょうか。

リンク共有?コラボレート?どっちがいいの?

リンク共有を使うのか、コラボレーションを使うのかを判断する際には、TAPが有効です。TAPとは、下記のような考え方です。

  • T(time):共有する相手との付き合い期間はどれほどか、いつまで付き合うのか
  • A(account):アカウントを保有しているか
  • P(permission):共有する相手の権限をどこまでにするのか(編集可?プレビューのみ?)

どれくらいの期間?アカウントは保有している?共有範囲は?というのを考えてしまえば、あとは簡単です。

共有リンク:主に一方通行、相手に情報を提示するだけのとき

短期間のお付き合い(スポット)であり、プレビューとDLのみでいい場合。
共有リンクにも、アクセスレベルを設定することが出来ます。また、パスワード要求や、有効期限の設定も出来るので、業務関係者外からの盗み見の危険性も低減することができます。

コラボレーション:相手がboxアカウントを保持しており、編集やその他の作業をする必要があるとき

長期の付き合いやプロジェクト進行の場合。
上記のケースには、ユーザ招待(コラボレーション)をお勧めします。コラボレーションであれば、アクセス権限をさらに細かく設定できることはもちろん、共同作業が可能です。また、コメント、メンション、タスクの設定ができるため、プロジェクトの進行もスムーズになります。

boxセミナーで、役に立ちそう!と感じたことは以上となります。前回、今回と二回に渡り、ご紹介させていただきましたが、一番便利だな、と感じている点は、多くのファイル形式にプレビューが対応していることでした。他のクラウドストレージを使用することもありますが、これだけ多くの形式のプレビューに対応しているサービスはbox以外に見つけられていません。(あったらこっそり教えてください・・・)

セミナーそのものついては、boxを導入して間もない・もしくはこれから導入を考えていらっしゃる方にとって参考になりそう、という印象でした。興味をお持ちの方は、セミナーに関してもご一考ください。

また、LRMではboxの提供をおこなっています。こちらについても、ご興味をお持ちの方はお気軽にご連絡ください。

では~

Author: lrmcorp
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