浅山社会保険労務士事務所様 – 顧客事例 –

2015年11月にプライバシーマーク（以下、Pマーク）を取得した浅山保険労務士事務所は、最初の更新を控えLRMの更新サポートをご依頼されました。新規取得時とは異なるコンサルティング会社に依頼する必要があった理由、そしてサポートを受けた結果について、代表・浅山雅人氏、個人情報保護管理者を務める海老原彩氏にお話を伺いました。

（浅山社会保険労務士事務所について）

不景気の中でも運用可能な賃金制度や退職金制度、労務トラブルを防ぐための就業規則の作成を得意とし、良い人材の採用・定着を支援することで顧客企業の発展に貢献。企業ごとの事情に合わせつつ、より良い発展へと導くための本質的な施策を模索して提案する。社会保険労務士の業務をサービス業と捉え、“敷居が低く相談しやすい身近な相談相手”としての姿勢を貫いていることが特徴である。顔を合わせて話ができる距離にこだわり、事務所を構える千葉市を中心とした近隣エリアに絞った事業を展開する。また、自所内においては風通しが良く、意見が言いやすい職場作りに注力。千葉県の「“社員いきいき!元気な会社”宣言企業」に登録し、仕事と家庭が両立する働き方の実現を目指しながら、持続的な成長を遂げている。
設立；1995年11月。従業員数；10名。所在地；千葉県千葉市。

— Pマーク新規取得の際はコンサルティング会社のサポートは受けましたか。

浅山Pマーク新規取得の際は、東京のコンサルティング会社が社会保険労務士事務所を対象に開催する集合研修に参加し、関連知識を学びながら必要な書類を整備していきました。

— 改めてコンサルティング会社を探した理由をお話し下さい。

浅山更新を機会にしっかりPマークを運用できる状態にしたかったからです。新規取得時はわけがわからないまま取得できた感覚がありました。その結果、認証取得後も何をやって良いのかがわからない状態になっていました。まさに「絵に描いた餅」の状態でした。

実は弊所は10年ぐらい前にもPマークを取得し、2回更新した後に返上した経験があります。当時Pマークはあまり認知されていませんでしたが、弊所では個人情報を取り扱う機会が多いためこれから必要になると考え取得しました。社会保険労務士事務所としては全国で2番目の取得でした。その時は書店でPマーク関連の書籍を買ってきて、それらを読みながら自社取得しました。その結果、構築したルールと自分たちの業務が乖離して、単に認証を取得しただけの状態になってしまいました。しかもPマークの認知度がさほど高くなかったためか、対外的な評価が上がる実感も持てず、維持する理由が感じられず返上するに至りました。

今回は2015年のマイナンバー制度導入に伴い、ますます個人情報の取り扱いが重要になると考えて再取得しました。
しかし「絵に描いた餅」のままでは、以前の経験を繰り返すことになってしまいます。Pマークは個人情報の扱いをきちんと管理していることを対外的に示すものです。しかしPDCAサイクルを回して改善し続けなければ実体が伴わず、お客様を裏切ることになります。そのような危機感から改めて仕組み作りに取り組もうと考え、相談できるコンサルティング会社を探しました。

— 運用ができないというのは具体的にどういうことですか。

浅山我々自身、振り返ってみてもよくわかりません。何がわからないのかもわからない状態でした。

1つ言えることは、実体が伴わない大量の文書類が存在していたということです。私たちの業務では、お客様の個人情報を扱います。そのため、個人情報保護の重要性は承知しており、Pマークの有無とは関係なくしっかり管理しています。
しかし、自分たちが普段の業務で行っている管理と大量の文書類がどうリンクしているのか、把握できませんでした。
我々は、お客様に対して就業規則や賃金制度、評価制度などを構築し文書化して納品します。日々そういうことをやり慣れている我々でも運用ができない状態であり、Pマークを取得するためだけの「紙の塊」でしかありませんでした。

–　海老原様はPマークの運用経験はおありでしたか。

海老原いいえ、初めての経験でした。今回の更新を機に担当者を引き継いだ際には非常に戸惑いました。新規取得時に作成された文書類は50種類以上ありましたが、それを読むだけで心が閉じていくような強い拒絶反応を覚えました。書類のタイトルも長いし本文を読むのも難解な表現で苦痛を感じました。

何をどうすればPマークの運用ができるようになるのか全くイメージが持てませんでしたが、更新を終えた時に少しでも良くなることを目指して取り組み始めました。

— 「文書類が多く読むのも苦痛」かつ「運用ができない」といった状況はLRMのコンサルティングを受けたことで変化しましたか。

海老原LRMのコンサルティングを受けたことで状況は明らかに改善されました。改めてスタートラインに立てました。

まずPマークを運用するために年間を通してやるべきことが明確になりました。また文書類が弊所の実情に合わせて最適化され、継続的に運用しやすい状態になりました。LRMのコンサルティングを通して、自立してPマークを運用できるベースが作られました。

— そこに至るまでのLRMのサポートはどのようなものでしたか。

海老原LRMのサポートは以下の通りです。

（1）現状把握とタスクの洗い出し
最初に行ったのが現状把握とタスクの洗い出しです。従業員教育や内部監査など年間を通してやるべきことを明確にしスケジュールを立てていただきました。

（2）文書類の最適化
もともとあったマニュアルや台帳などの文書類を精査していただき、必要なものと不要なものを峻別し、必要な文書を現状に合わせてアップデートしてもらいました。

— 従業員教育はどのような形で行いましたか。

海老原従業員教育は山下さんが作成したテキストをスタッフ全員に配り、各自自習してもらった後に小テストを受けてもらいました。そしてその結果をとりまとめて山下さんに提出しました。従業員教育をきちんと実施したことでスタッフの意識は上がったと思います。

— 内部監査はいかがでしょうか。

海老原今回は内部監査員を山下さんに代行していただきました。次からは所内でやらなければいけないのでチェックするポイントを教えていただきながら実施しました。同じ日に行ったマネジメントレビューも山下さん同席のもとで実施しました。

— 文書類の精査・峻別はどのような基準で行ったのですか。

海老原弊所の業務内容を把握していただいた上で、Pマークを維持するために最低限必要なものだけを残してもらいました。また業務を行う上で不足している項目があれば追加していただきました。2年前に作成した文書なので、これまでの間に管理する個人情報が変わっていたり、法改正が変わったりしていました。そのため残した文書に対しては、弊所の現状に合わせて付け加えたり文言を変えたり削除したりといった作業を行いました。

— それまででどれぐらいの時間がかかりましたか。

海老原1回3時間から4時間ぐらいの打ち合わせを4回行いました。その後も審査直前には現地審査のポイントを教えていただきました。それにより現地審査を迎える準備がしっかりできました。また審査後は指摘事項への対応をサポートしていただきました。