新日本テクトス株式会社様 – 顧客事例 –

新体制への移行を機に長年の課題であったプライバシーマーク（以下、Pマーク）取得に取り組んだ新日本テクトス株式会社。LRMとの最初の打ち合わせで取り組みに対するハードルが下がったと話します。Pマークに対して持っていたイメージや取り組みの経緯、またLRMにコンサルティングを依頼した理由と成果などについて、営業部 部長・鈴木俊哉氏、監理部 課長・加藤紀行氏にお話を伺いました。

プラント、デジタル情報機器、ネットワーク・サーバーシステム、光回線やモバイル基地局建設など技術系の人材派遣事業を行っている。もともとは発電所や水処理場などプラントの設計・施工の受託事業からスタートした会社である。そこで培った技術力と業界とのネットワークが強みである。社名は「テクニックをトスする」に由来する造語で、その意味の通り技術力をベースに人と人とのつながりを大事にし、持続的な成長を遂げてきた会社である。
設立；1985年10月。本社；東京都千代田区。従業員数；約260名（2018年3月現在）。

「最初の打ち合わせの時に
Pマーク取得に対する
ハードルが下がりました」
（監理部 課長・加藤紀行氏）

— 御社がPマークを取得した理由を教えて下さい。

弊社がPマークを取得したのは、コンプライアンス対策の一環です。

現在はコンプライアンスが重視され、PマークやISMS/ISO27001（以下、ISMS）認証を取得していて当たり前という時代です。弊社においても、新規取り引きが始まる際の信用調査では必ずISMS認証やPマークの取得状況を問われるため、ISMS認証またはPマークの取得は以前から議論に上がっていました。ただ社内ルールの整備が出来ていなかったため、その状態で取得するのは難しいという思い込みがありました。そのような背景のもとなかなか具体的な動きを取れずにいましたが、2016年に社長が代わって新体制に移行したことがきっかけとなり、Pマーク取得に取り組むこととなりました。

— ISMS認証も視野には入れていたのですか。

はい。ただISMS認証取得はハードルが高すぎると思っていました。
Pマークは保護の対象が個人情報に限定されている分、ISMS認証よりは取りやすいだろうという考えがありました。

— Pマーク取得を決定された時期はいつですか。

2017年1月にPマークを取得することを決定し、営業部と監理部から2名ずつ個人情報保護管理者を選抜して準備をスタートしました。

「LRMは客先目線に立って
親身に向き合っていただけ
そうな期待が持てました」
（営業部 部長・鈴木俊哉氏）

— LRMのコンサルタントと最初にお会いした時の印象はいかがでしたか。

最初に吉村さんとお会いした時の印象は良かったです。Pマーク取得に対する精神的なハードルを下げていただきました。

当初我々はPマークに対して、ISMSほどではなくてもかなり難しいというイメージを持っていました。何もないところからPマークの規格に基づいたルールを構築して社内に浸透させるという作業は大変そうだし、個人情報の管理方法や業務の手順を細かく決められ、「あれは駄目、これは駄目」と厳しく制限されるのだろうという覚悟はしていました。

しかし最初の打ち合わせで吉村さんがおっしゃったことは、「そんなに難しくはない」「どんな会社でも取得できる」ということでした。「今やっていることを明確にしてきちんと管理していれば大丈夫」といった話を聞いて、我々が思っているような面倒くさいことをする必要はなさそうだという認識を持ち安心しました。

— 実際に取り組んでみていかがでしたか。

吉村さんのおっしゃる通り、現場の業務にインパクトを与えるようなルールは構築しませんでした。
取り組み方針として「自社の業務をベースにしたルールを構築する」ことを掲げてはいましたが、「本当にこれで良いのかな」と思うぐらい現場の変化はありませんでした。

— 御社の場合、どのようなものが個人情報として挙げられるのでしょうか。

Pマーク取得に向けた取り組みでわかったことは、保護の対象として管理すべき個人情報は弊社の場合ほとんどが従業員の雇用に関する情報であることでした。従業員の住所や電話番号、マイナンバー、人事情報や給与明細、健康診断の記録、それに加えて応募者の履歴書や職務経歴書などです。この他にお客様との契約内容にも個人情報がありますが、
雇用関連の情報がメインでした。

個人情報の洗い出しに取り組んでみて意外だったのは、お客様などからいただいた名刺や郵便物の封筒に表記された差出人の住所・氏名が、管理すべき個人情報の対象にはならないということでした。名刺は不特定多数の人々に自ら渡すものですし、封筒の裏側に記載された住所や氏名は弊社に届くまでの間に郵便局員の目に触れています。そのため紛失した場合のリスクを考えてもこれらの情報は厳密な管理を必要としないということでした。　

— 統一ルールとして定めたことにはどのようなことがありますか。

例えばクリアスクリーン、クリアデスクの徹底があります。離席時におけるパソコンの手動ロック、スクリーンセーバーのセッティング、机の上の個人情報を第三者の目に触れないよう常に意識することなどです。
これらは、従来も個人レベルでは意識していたことですが、共通ルールとして周知したり確認したりはしていませんでしたので、今回、最低限守るべきルールとして全員に周知しました。

クリアデスクの考え方に関しても、我々が持っていたイメージとは異なっていました。
我々は、職務経歴書や履歴書などの個人情報を扱っている際に離席する場合は、常に机の引き出しにしまって鍵を閉めなければいけないと思っていました。しかし吉村さんから、そこまで厳密に行う必要はなく、意識して目に触れないよう注意することがクリアデスクであるという説明を受けました。それによって大分気持ちが楽になりました。

— 業務手順や管理方法で以前から変更したことはありますか。

キャビネットの鍵の管理方法を変えました。弊社では、紙の資料は担当者ごとに自分のデスクのキャビネットで管理しています。そのキャビネットの鍵を従来は個々に管理していましたが、Pマーク取得を機に設置したキーボックスで一括管理することにしました。また、訪問客にも見える場所に張っていた来客予定表を、社員にしか見えない場所に張り直しました。
変更したことは、以上です。他に業務手順や管理方法で大きく変わったことはありません。