ISMSの課題 ~ISMS文書のスリム化~

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文書のスリム化とは

増え過ぎてしまったISMSの文書の「文書化の目的の再確認」「現状の文書の確認(重複はないか?使用頻度はどれくらいか?など)」を実施して実態に合わせたISMS文書に再構築することです。

文書化の目的を再確認する

はじめに「この手順の文書は何のためにあるのか?」を考え、原点に帰る必要があります。
規格が文書化を要求していない手順を文書化する場合は、何を考慮するかが重要となってきます。
また、この文書化が必要と判断された場合、組織の判断基準が明確になります。
文書化が必要なケースとして以下が考えられます。

  • 同じ内容を多くの人が実施する手順
  • 担当者の入れ替わりが多い定型業務の手順
  • 発生頻度の低い業務の手順
  • 実施者が限定されている業務の手順(担当者の変更が生じた場合の引継ぎ用)

現状の文書を確認する

文書の状態を確認するのに大事なことは「業務、作業、工程など、人の力量への依存度」を見極めることです。
高度な知識などが要求されるプロセスに対して文書を作成すると不足分を補うために過剰な文書が作成されてしまうことが多くみられます。
また、手順などの文書が用意されていないせいで、教育などに負荷がかかっているなど、スリム化だけを目的とせず、全体のプロセスの適正化を図り、バランスを考慮する必要もあります。
したがって、文書化の状態確認と実態の分析をすることで過剰な文書の軽減や、重複文書の統合などを行い、シンプルなISMS文書へと改善することが可能となります。

ISMSの課題 ~ISMS文書のスリム化~

カテゴリー: ISMS文書

文書のスリム化とは

増え過ぎてしまったISMSの文書の「文書化の目的の再確認」「現状の文書の確認(重複はないか?使用頻度はどれくらいか?など)」を実施して実態に合わせたISMS文書に再構築することです。

文書化の目的を再確認する

はじめに「この手順の文書は何のためにあるのか?」を考え、原点に帰る必要があります。
規格が文書化を要求していない手順を文書化する場合は、何を考慮するかが重要となってきます。
また、この文書化が必要と判断された場合、組織の判断基準が明確になります。
文書化が必要なケースとして以下が考えられます。

  • 同じ内容を多くの人が実施する手順
  • 担当者の入れ替わりが多い定型業務の手順
  • 発生頻度の低い業務の手順
  • 実施者が限定されている業務の手順(担当者の変更が生じた場合の引継ぎ用)

現状の文書を確認する

文書の状態を確認するのに大事なことは「業務、作業、工程など、人の力量への依存度」を見極めることです。
高度な知識などが要求されるプロセスに対して文書を作成すると不足分を補うために過剰な文書が作成されてしまうことが多くみられます。
また、手順などの文書が用意されていないせいで、教育などに負荷がかかっているなど、スリム化だけを目的とせず、全体のプロセスの適正化を図り、バランスを考慮する必要もあります。
したがって、文書化の状態確認と実態の分析をすることで過剰な文書の軽減や、重複文書の統合などを行い、シンプルなISMS文書へと改善することが可能となります。

Author: LRM株式会社
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