【就活生必見】メールを利用する際に気をつけたいこと

ITが浸透するにつれ、就活の進め方や利用するツールが色々と変わってきました。

最たる変化は、ネットを介して企業と学生が簡単にコンタクトを取れるようになったことではないでしょうか。

昔の就活ではインターネットはもちろん、現代のようにPCや携帯電話は普及していませんでした。

当時は、自宅に送られてきた就職情報誌についているはがきを企業に送って入社案内を入手し、簡単な履歴書を郵送していたようです。

最近では、履歴書の送付や企業とのやり取りもweb上のチャットツールなどを通じておこなことが増えてきましたが、まだまだ根強く残っているのがメールでのやり取りです。

しかし、「メールのルールってよくわからない」という方、多いのではないでしょうか。

そこで今回は、就活でメールを利用する際に気をつけた方がいいポイント、3つをご紹介したいと思います。

就活では、私用メールアドレス、もしくは学校のメールアドレスを利用して企業とコンタクトを取ったり、就活サイトに登録することになります。

肌感では、学校のメールアドレスを利用している方が多いように思いますが、中には私用のメールアドレス、特に就活専用のメールアドレスを自身で作成し、利用している方も見られます。

既存のメールアドレスを利用するよりも、就活専用のメールアドレスであれば、入ってくる情報が就活情報のみとなり、情報処理が楽になったり、利用するフリーメールがGmailであればGoogleカレンダーと同期をすることで、スケジュール管理が楽になるといった利点があるからです。

しかしながら、気をつける点はメールアドレスの作り方です。

多くの方がメールアドレスを作成するときに、自分の趣味や主張、生年月日、よく使う数字などを組み合わせます。

また、銀行口座や携帯のパスワードに利用しているものをそのままメールアドレスやSNS、就活サイトのIDに使っている人も多いようです。

そのような場合、自分で気付かないあいだに自分のプライベートな情報が企業側に知れ渡る可能性がありますし、セキュリティ的にもとても危険ですので注意しましょう。

メールには件名があります。

件名にはそのメールで何が書かれているかを要約した文字が入ります。

普段、LINEやTwitter等のSNSを利用しているため件名に慣れていないという方もいるとは思いますが、件名を考えることは、いかにして少ない単語で相手に伝えるかということの訓練となります。

件名の文字数は、基本「20文字以内」が良いとされているので、20字以内で言いたいことを要約して伝えることを、意識してみましょう。

LINEやTwitterなどのSNSで発言しているようなラフな文面でメールを作成してはいけません。

とはいえ、普段の生活で敬語を使わない人が、意識をしてメールを作成しようとすると、かしこまりすぎて伝えたいことが伝わらないという現象が起きてしまいます。

相手に自分が言いたいことを伝えやすくするために、引用や箇条書きを上手に活用したり、文章が話し言葉にならないよう工夫したりしましょう。

企業の採用活動において、メールの文面は学生を評価する1つのチェックポイントとなることがあります。