多くの組織では、紙媒体の取扱いルールについて定め、その通りに運用を行っているのではないかと思います。しかし、ルール自体がオフィスで取り扱われることを前提としており、在宅勤務のように社外での勤務がメインの場合の取扱いルールについては定めていなかった、という組織もあるのではないでしょうか。
在宅勤務での紙媒体の取扱いは、会社が状況を把握し管理することが難しいため、これまででは想定し得なかったリスクが発生します。

そこで今回は、在宅勤務の場合の紙媒体の管理ルールについて紹介したいと思います。

在宅勤務のリスクと管理ルール例

在宅勤務の場合に対応が気になるポイントを2つ考えてみましょう。

1. 紙媒体の印刷ルール

従来のオフィスでの取扱いルールの場合、紙媒体を印刷してから廃棄するまでをある程度把握することができ、また、しっかりと保管するための場所も決まっているというケースが多いのではないでしょうか。
しかし、在宅勤務となると、印刷された紙媒体がどのように取り扱われ、保管されているのか確認することができません。そして、確認できないことそのものがリスクになります。そのため、基本的には、会社以外の場所で紙媒体を印刷するということはあまりおすすめしません
ただし、業務上印刷せざるを得ない場合もあるかと思いますので、そういった業務が発生する場合には以下のようなルールを設定することをおすすめします。

  • 情報資産の中でも「重要度の低い情報」のみ社外でも印刷可能なルールにする
  • 紙媒体を社外で印刷する場合には、上長の許可を得る申請制にする

例えば、業務上印刷が必要だとしても、重要度の高い顧客情報や個人情報などを印刷しないといけないという機会は少ないのではないでしょうか。そのような場合には、上記のようなルールで制限をしても効率の低下の心配は大きくないでしょう。
また、もし重要度が少し高そうな情報を印刷することが必要な場合には上長に申請するなどのフローを用意しておくことで、少なくとも紙媒体で情報が取り扱われていることを把握・管理することはできるようになるためおすすめです。

2. 紙媒体の処分

取扱いに加えて、大きな課題として紙媒体の処分ルールが挙げられます。
紙媒体を印刷することはないとしても、お客様との取引で交換した名刺を保有しているなどの可能性はあるのではないでしょうか。
普段会社では、シュレッダーや溶解ボックスなどを利用して処分するというフローを取っている会社が多いと思うのですが、在宅勤務となるとその手段を取ることができません。
結果として、紛失のリスクや廃棄する際の管理が甘く、第三者に情報が見られてしまうリスクなどが考えられます。

ここで大切なこととして基本的に「各従業者の自宅で処分する」ことを認めるのはやめておきましょう。
やはり会社が管理できない場所で、自由に処分してもらうのは、上記のような紛失リスクや廃棄についての管理に対するリスクをはらんでしまいます。

もし、紙媒体の取扱いを認める場合には、以下のような処分ルールを設定することをおすすめします。

  • 一旦自宅で保管してもらって、出社時に処分ルールに則って処分してもらう

基本的にはこの対応が最も一般的な対応と言えます。
イメージとしては、通常の職場勤務の形態における社外業務と同じです。普段、社外で業務を行うときは情報を持ち歩き、帰社時には処分ルールに則って適切に処分すると思います。この例における社外で業務を行っている期間が極端に長いだけと考えていただければよいと思います。

まとめ

今回は在宅勤務時の紙媒体の管理ルールについて考えてきました。
急遽在宅勤務を取り入れたからそこまでルール整備が追い付いていない、管理できていないという会社も多いのではないかと思います。
紙媒体は最も流出しやすい媒体のひとつともいえるため、しっかりと管理しておくことが大切です。
この機会に、在宅勤務で自由に紙媒体が取り扱われていないか、ルールを検討する必要がないか、見直してみてはいかがでしょうか。

在宅勤務時の紙管理ルール

多くの組織では、紙媒体の取扱いルールについて定め、その通りに運用を行っているのではないかと思います。しかし、ルール自体がオフィスで取り扱われることを前提としており、在宅勤務のように社外での勤務がメインの場合の取扱いルールについては定めていなかった、という組織もあるのではないでしょうか。
在宅勤務での紙媒体の取扱いは、会社が状況を把握し管理することが難しいため、これまででは想定し得なかったリスクが発生します。

そこで今回は、在宅勤務の場合の紙媒体の管理ルールについて紹介したいと思います。

在宅勤務のリスクと管理ルール例

在宅勤務の場合に対応が気になるポイントを2つ考えてみましょう。

1. 紙媒体の印刷ルール

従来のオフィスでの取扱いルールの場合、紙媒体を印刷してから廃棄するまでをある程度把握することができ、また、しっかりと保管するための場所も決まっているというケースが多いのではないでしょうか。
しかし、在宅勤務となると、印刷された紙媒体がどのように取り扱われ、保管されているのか確認することができません。そして、確認できないことそのものがリスクになります。そのため、基本的には、会社以外の場所で紙媒体を印刷するということはあまりおすすめしません
ただし、業務上印刷せざるを得ない場合もあるかと思いますので、そういった業務が発生する場合には以下のようなルールを設定することをおすすめします。

  • 情報資産の中でも「重要度の低い情報」のみ社外でも印刷可能なルールにする
  • 紙媒体を社外で印刷する場合には、上長の許可を得る申請制にする

例えば、業務上印刷が必要だとしても、重要度の高い顧客情報や個人情報などを印刷しないといけないという機会は少ないのではないでしょうか。そのような場合には、上記のようなルールで制限をしても効率の低下の心配は大きくないでしょう。
また、もし重要度が少し高そうな情報を印刷することが必要な場合には上長に申請するなどのフローを用意しておくことで、少なくとも紙媒体で情報が取り扱われていることを把握・管理することはできるようになるためおすすめです。

2. 紙媒体の処分

取扱いに加えて、大きな課題として紙媒体の処分ルールが挙げられます。
紙媒体を印刷することはないとしても、お客様との取引で交換した名刺を保有しているなどの可能性はあるのではないでしょうか。
普段会社では、シュレッダーや溶解ボックスなどを利用して処分するというフローを取っている会社が多いと思うのですが、在宅勤務となるとその手段を取ることができません。
結果として、紛失のリスクや廃棄する際の管理が甘く、第三者に情報が見られてしまうリスクなどが考えられます。

ここで大切なこととして基本的に「各従業者の自宅で処分する」ことを認めるのはやめておきましょう。
やはり会社が管理できない場所で、自由に処分してもらうのは、上記のような紛失リスクや廃棄についての管理に対するリスクをはらんでしまいます。

もし、紙媒体の取扱いを認める場合には、以下のような処分ルールを設定することをおすすめします。

  • 一旦自宅で保管してもらって、出社時に処分ルールに則って処分してもらう

基本的にはこの対応が最も一般的な対応と言えます。
イメージとしては、通常の職場勤務の形態における社外業務と同じです。普段、社外で業務を行うときは情報を持ち歩き、帰社時には処分ルールに則って適切に処分すると思います。この例における社外で業務を行っている期間が極端に長いだけと考えていただければよいと思います。

まとめ

今回は在宅勤務時の紙媒体の管理ルールについて考えてきました。
急遽在宅勤務を取り入れたからそこまでルール整備が追い付いていない、管理できていないという会社も多いのではないかと思います。
紙媒体は最も流出しやすい媒体のひとつともいえるため、しっかりと管理しておくことが大切です。
この機会に、在宅勤務で自由に紙媒体が取り扱われていないか、ルールを検討する必要がないか、見直してみてはいかがでしょうか。

Author: 石濱 雄基
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