Pマークの有効期間を過ぎたらどうなる?

この記事でわかること
  • Pマークの有効期間と申請期日

  • Pマークの申請が間に合わないとどうなる?

はじめに

Pマークは、取得したらそれで終わりではなく、2年毎に更新審査を受ける必要があることはご存知でしょうか。
Pマークを取得している事業者は、個人情報保護のルール運用状況について更新審査を受けるべく、
所定の申請期限内に、更新申請を行う必要があります。
本記事では、Pマークの有効期間に関する考え方や、更新申請期限を過ぎてしまいそうな場合の対処法をご紹介します。

Pマークには有効期間がある

Pマークの使用には、2年間の有効期間が定められています。
Pマークを取得している事業者は、
「有効期間の満了日の8ヶ月前〜4ヶ月前まで」に、審査機関に更新申請書類を提出しなければなりません。

(例)
有効期間の満了日:2020年11月1日
更新申請受付期間:2020年3月2日から2020年7月1日まで

Pマークの有効期間は、JIPDECのプライバシーマーク付与事業者検索からも確認可能です。 https://entity-search.jipdec.or.jp/pmark

Pマークの更新審査や申請においては、2年間の運用記録をしっかりと準備しておく必要があります。
しかし、更新審査が2年に1回であるため、Pマークで取り決めたルールを遵守しようという意識が薄れてしまい、結果として、必要な書類が全然そろっていない、という事態に陥る事業者も少なくありません。
書類の準備に時間がかかってしまい、更新申請受付期間内にPマークの申請ができないと、もちろん、Pマークの更新審査を受けることもできなくなるので、注意が必要です。

有効期間の満了日が近づくと、審査機関からPマークを取得している事業者に連絡が寄せられますので、遅くともそれまでには、準備を始めておきたいところです。

無事に申請が終わったら…

更新申請が受理された後、新規取得と同様に文書審査と現地審査が行われます。
審査で審査員から指摘事項が寄せられた場合、その対応を行っているうちに有効期間を過ぎてしまうこともあります。
しかし、現地審査の審査日や審査指摘事項の対応が行われている間に有効期間が過ぎてしまっても、
審査が続いている場合はPマークの使用が認められています。

もし申請が間に合わなかったら…

基本的には、更新申請受付期間を過ぎてしまうと、審査機関は申請を受け付けてくれません。
そして、申請が受け付けられなければ、もちろん、Pマークの更新審査を受けることが出来ません。

そのため、Pマークを使用するためには、もう一度、ゼロから取得のための取り組みを行う必要があります。
余計な費用も、工数もかかりますので、自社における更新申請受付期間を把握し、期間内に申請手続を行えるよう、
必要な作業を洗い出しておくことをおオススメします。

申請が間に合いそうにない!そんな時は…

しかし、どれだけ入念な準備を行っていても、
例えば自然災害や業務過多、あるいはPマーク文書の見直しが間に合わないなどの理由により、
更新申請が間に合わなくなることも考えられます。

そのように、合理的な理由で申請期限を超過してしまいそうな場合、
予め審査機関にその旨を伝達しておくことで、申請期限を延長してもらえることもあります。

「遅れた理由」や「いつまでに提出できるか」を審査機関に書面で提出する対応が一般的ですが、
審査機関によってその手順は異なりますし、また、必ず受理してもらえるわけでもありません。
原則としては、更新申請受付期間内に申請をしっかり終えられるようにしましょう。

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