文書と記録の違いは?

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マネジメントシステムを運用していくなかで、文書管理記録管理は必須となりますが、そもそも、文書とは何か?記録とは何か?文書と記録の違いは何でしょう?
分類するときに、疑問が出てきますよね。

文書と記録の違いの定義は、文書」とは、物事が何であるか、あるいは物事をどのように行うか、管理するかを記述したものです。
そのため、プロセスの改善や状況の変化によって反映し、改訂することができます。


これに対して、記録」は、活動を実施したこと又は活動によって達成した結果を示すものであり、証拠としての性格が強く、後から手を加えることは基本的にはありません。
そのため、記録は改訂することができません。

ということは、改訂されて回収された文書は、記録になり得るということが言えます。
すなわち、同じ文書でも指示機能を失った文書は、文書でなく、廃棄されるか、記録になるということです。

例えば、個人情報保護マネジメントシステムの中で、まず、個人情報の洗い出しを行い、特定します。
洗い出した個人情報は、個人情報管理台帳として文書管理しますが、新たに個人情報を取り扱う場合、もしくは、台帳管理している個人情報に変更が生じた場合など、個人情報管理台帳を追加、訂正、削除等を行うと、改訂になります。
この改訂により、改訂前の文書は変更されることがなくなるため、文書から記録と変わります。

まずは、マネジメントシステムを運用するにあたり、文書と記録の分類について、定義し管理していくことが大切です。

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ISMSやPマーク取得支援・情報セキュリティツールの導入支援を行っている情報セキュリティコンサルティング会社。また、情報セキュリティ向上クラウド「Seculio」の運営しています。
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