「きみ、今日からプライバシーマーク取得担当ね。なるべく早く取得できるように頑張ってね。」
ある日突然、プライバシーマーク取得の担当者に任命されたら、あなたなら、どうしますか？
ちなみに、上述のセリフは、あなたの会社の社長によるものだと思ってください。
まずは状況確認！
日々の業務に手一杯なあなた。
唐突に追加されたプライバシーマーク取得という大型プロジェクトに憤る気持ちはもっともですが、まずは自分の置かれた状況をしっかりと整理するために、次のような情報を確認してみましょう。
プライバシーマークを取得する理由
そもそも、なぜ社長はいきなりプライバシーマークを取得したいと言い出したのでしょうか？
たとえば、『実は前々から取引先にお願いされていたから』『最近の案件数増加を見ていて、しっかり管理する必要を感じたから』など、色々な理由があることでしょう。
その理由によっては、取得に対するあなたのやる気や、他の業務との優先度が変わってくるかもしれません。
取得に向けた期限・リミット
社長がプライバシーマーク取得を言い出したのは、どうやら大口の取引先からプライバシーマーク取得を暗に要求されたことが理由のようです。
次は、プライバシーマークを取得する時期を明らかにする必要があります。
今回のケースであれば取引先からの要望ですが、具体的に『入札の必須条件になっているので今年度中に取得したい』『来年に大きなプロジェクトをスタートさせるから、それまでに取得しておきたい』といった事情が考えられます。
次は情報収集！
これで、自社の置かれた状況はある程度理解しました。
これから実際に動いていくわけですが、そもそもあなたはプライバシーマークのことなんてほとんど知りません。
そのため、まずは情報収集をすることが肝要になります。
特に、次のような情報を優先して集めていきましょう
取得の方法
そもそも、プライバシーマークを取得する方法には、どんなものがあるのでしょうか。
現時点では、大きく分けて次の2つです。
- 自社で取得する方法
- コンサルティング会社に依頼する方法
前者は、準備や申請などを全て自分たちで、と言うより、あなたが行います。コストとしては、取得にかかる費用が主なものになります。
後者は、専門知識を持ったコンサルティング会社に依頼し、効率的に取得までの作業を進める方法です。余計な手間をかけることなく、また、最終的な成果物の完成度も高まりますが、コンサルティング会社に支払うコンサルティング費用の分、予算は大きくなります。
いつまでに取得するのか、他の業務との優先度は、会社として割ける予算などを勘案して、自社に合った方法を見つけましょう。
取得にかかる費用
自社に合った方法の目星をつけた後は、実際にかかる費用を調べましょう。取得までにかかる費用は、取得に際する申請費用と、コンサルティング会社に依頼する場合のコンサルティング費用があります。
申請費用には｢申請料｣｢審査料｣｢付与登録料｣があり、これらは会社の規模により異なってきます。
大きくは下記をご参照ください。
※一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）より引用
また、コンサルティング会社の費用は、会社や状況によって異なります。
検索エンジンやホームページ等から気になる会社を選定し、実際に話を聞いてみましょう。
取得に際する準備物
プライバシーマークの取得に向けたやり方、費用感などのおおよそは把握出来ましたね。
情報収集の最後は、準備しなくてはならないモノの把握です。
基本的には様々な書類を集めることになりますが、大別して「専用の様式を用いる書類」と「事業者が個別に準備するもの」の2種類です。
- (1)専用の様式を用いるもの
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- プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表
- プライバシーマーク付与適格性審査申請書
- 個人情報を取扱う業務の概要
- など、計11種類～
- (2)事業者が個別に準備するもの
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- 会社案内(パンフレットなど)
- 登記事項証明書
- 個人情報保護マネジメントシステム(PMS)文書一式
量は多いですが、上記の書類を、効率よく集めていきましょう。
最後はコンサルティング会社選び！
最後は、プライバシーマークを取得する多くの企業が活用するコンサルティング会社選びです。
ホームページを見てしっかりと吟味をしたり、各コンサルティング会社が主催しているセミナーに足を運んで、セミナーの内容やコンサルタントの振る舞いをチェックしたりと、様々な手段で各コンサルティング会社に触れてみましょう。
私たちLRMも、上記の情報収集に役立つ、無料のセミナーを開催しています。質問のお時間もご用意していますので、お気軽にチェックしてみてください！
