Pマーク更新で必要な書類や更新の流れについて解説

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Pマーク更新について

Pマークは認証をとれば永遠に使い続けられるものではありません。

有効期間内に更新の手続きをとることによって、有効期間が延長される仕組みになっています。
この有効期間は2年間で、更新の手続きとして審査機関による更新審査を受けることになります。
すなわち、Pマークを持っている会社は、2年に1回、更新審査を受けなければPマークを使い続けることはできません

ここではPマークの更新における流れや、更新に向けたスケジュール例などをご紹介したいと思います。

また、弊社では、貴社の業務に沿って運用可能なPマーク認証の取得支援運用後のサポートを行っております。Pマーク認証取得をお考えの方や運用でお困りの方はお気軽にご相談ください。

Pマーク更新において何をしなければいけないのか?

まず、自社のPマークの有効期間を確認しましょう。

更新審査は有効期間の満了日の8ヶ月前~4か月前までに申請をしなければいけません。
例えば、有効期間が2020年12月1日までであれば、申請は2020年4月1日~2020年8月1日までに行う必要があります。有効期間は、Pマーク登録証に記載されています。

更新審査では、前回の審査から会社内でしっかりと個人情報保護の体制が維持・運用されていたのかを見られます。
そのため、直近2年分の記録類を用意しておくことが必要となります。 この記録類がないと、審査の際に必ずPマークの運用が出来ていないことを指摘されます。 そのため審査までの間に、なぜ記録が取られていなかったのか、今後どうしたら継続的に運用をすることが出来るのかという点について、社内で是正(見直し)を行う必要があります。

用意しておく記録類

Pマーク上の自社ルールを示した文書のほか、以下のものが挙げられます。

  • 個人情報を特定した台帳
  • リスクの分析表
  • 法令等の管理台帳
  • 個人情報の取扱いに関する同意書(採用選考時の同意書など)
  • 開示等の請求に関する記録
  • 事務所への入退室や来客に関する記録
  • 委託先の管理に使用した記録
  • 日常の運用チェックの記録(クリアデスクの確認など)
  • 文書類の改訂履歴などの記録
  • 教育に関する記録
  • 内部監査に関する記録
  • 事故に関する記録

※これらの記録のフォーマットも用意をしておく必要があります。

また、以前の審査から個人情報保護管理者や申請担当者などが変わっている場合は、審査機関に変更報告書を提出しなければいけません。
その他、会社の登記事項や定款変更などがあった場合には、登記事項証明書の写しや定款等の写しを用意する必要があります。

Pマーク更新の流れ

大まかな流れとしては、Pマーク取得の際に受ける審査とあまり変わりません。
つまり、運用の記録等を取りまとめて審査機関に送り、審査を受けた上で指摘事項に対応するという流れになります。

Pマーク更新審査について

更新審査は新規取得時の審査と以下の点が異なります。

申請書
  • 前回申請時から変更があった場合の登記事項証明書、定款、変更報告書の提出(変更がなければ不要)
  • 新規に開始した事業・個人情報の取扱いに変化があった事業・取りやめた事業の報告
用意する記録
  • 前回審査時からの個人情報保護の体制の運用記録(2年分)

※上記、用意しておく記録類に挙げたもの。

また、弊社では貴社業務に沿った運用可能なPマーク認証コンサルティングサービスを行っております。Pマークの認証や運用でお困りの方はぜひお気軽にご相談ください。

Pマーク更新時のスケジュール例の説明

ここでPマーク更新時のスケジュール例についてご紹介します。
期間はあくまで目安ですが、更新審査には申請期限があるので、そこから逆算してスケジュールを立てることになります。

  1. 有効期間の確認を行う。
  2. 有効期間の満了日の11か月~10か月前に更新に向けた実施計画の作成を行う。
    教育計画書や監査計画書、その他年間で実施が必要な計画などを作成する。
  3. 10か月~9か月前から各管理台帳などの見直しを行う。
    個人情報を特定した台帳やリスクを分析した台帳、法令等の管理台帳、文書の管理台帳、委託先の管理台帳を見直す。
    同時期に教育など定期的に実施しなければならない事項を行う。
  4. 台帳の見直しや教育などが終わった段階で内部監査やマネジメントレビューを行う。
  5. 6か月前に更新申請書の準備を行う。
  6. 5か月前をめどに申請書を送付する。
  7. 更新申請から約3か月の間、文書及び現地審査を受け、指摘事項対応を行う。
  8. 指摘事項対応が終了後、認証機関と改めてPマーク付与に関する契約を締結。
  9. Pマークの有効期間が2年延長される。

Pマーク更新チェックリスト

11ヶ月前~10ヶ月前 実施計画の作成
10ヶ月前~9ヶ月前 各管理台帳の見直し、教育の実施
8ヶ月前~6ヶ月前 内部監査、マネジメントレビュー
6ヶ月前 申請書準備
5ヶ月前 申請書送付
※Pマーク有効期限から

弊社では、Pマーク更新対応コンサルティングサービスを行っています。要求事項と会社の事情等の両方のバランスをとり、貴社で「運用できる」認証取得を心がけ、2,100社以上の支援実績を誇ります。ご興味のある方はぜひお気軽にご相談ください。

認証取得を目指すPマーク
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