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対象は?

苦情や相談の対象は「本人からの、自分自身の個人情報に関する苦情」「本人からの、会社で決めた個人情報に関するルール(PMS:個人情報保護マネジメントシステム)に対する苦情」「相談は内容によって様々」などに分けることができます。

対応するための体制

対応する窓口としては、「お客様窓口」「お客様相談窓口」などといった会社への問合せ全般を受ける場所と同じとしても構いませんし、「個人情報相談受付窓口」「個人情報についての窓口」などのように受付を分けても大丈夫です。重要なのは個人情報に対する窓口を設置することなのです。
ここで疑問となるのが、社内の従業員への対応です。
会社は従業員の個人情報も預かっていることがほとんどですが、外部の人と同じように設置した窓口からの連絡が必要となるのでしょうか?
いいえ、従業員については社内のルールに従って総務・人事部門などで対応を実施しても構いません。

窓口を設置する際の注意

「連絡を取りたいけど窓口がわからない。」などいったことにならないように、設置する窓口の存在を外部の人にお知らせする必要があります。方法としては個人情報保護方針と一緒に窓口を掲載して告知する方法があります。利用者にとってわかりやすい場所に設置するようにしてください。

窓口を設置した後の注意点

苦情や相談が1件もないことが理想ですが、問合せがないから大丈夫と決めつけてしまうのは危険です。窓口が機能しているか(連絡先の間違い、掲載ページの不備など)や個人情報保護管理者まで情報があがってきていないだけといった状態も考えられます。
定期的な確認を実施するようにしてください。

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苦情や相談への対応

対象は?

苦情や相談の対象は「本人からの、自分自身の個人情報に関する苦情」「本人からの、会社で決めた個人情報に関するルール(PMS:個人情報保護マネジメントシステム)に対する苦情」「相談は内容によって様々」などに分けることができます。

対応するための体制

対応する窓口としては、「お客様窓口」「お客様相談窓口」などといった会社への問合せ全般を受ける場所と同じとしても構いませんし、「個人情報相談受付窓口」「個人情報についての窓口」などのように受付を分けても大丈夫です。重要なのは個人情報に対する窓口を設置することなのです。
ここで疑問となるのが、社内の従業員への対応です。
会社は従業員の個人情報も預かっていることがほとんどですが、外部の人と同じように設置した窓口からの連絡が必要となるのでしょうか?
いいえ、従業員については社内のルールに従って総務・人事部門などで対応を実施しても構いません。

窓口を設置する際の注意

「連絡を取りたいけど窓口がわからない。」などいったことにならないように、設置する窓口の存在を外部の人にお知らせする必要があります。方法としては個人情報保護方針と一緒に窓口を掲載して告知する方法があります。利用者にとってわかりやすい場所に設置するようにしてください。

窓口を設置した後の注意点

苦情や相談が1件もないことが理想ですが、問合せがないから大丈夫と決めつけてしまうのは危険です。窓口が機能しているか(連絡先の間違い、掲載ページの不備など)や個人情報保護管理者まで情報があがってきていないだけといった状態も考えられます。
定期的な確認を実施するようにしてください。

Author: lrmcorp
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