IT資産管理ツールとは?その管理内容とメリット・デメリットを解説

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現代の企業にとってITの活用は業務効率化のため必須の施策です。どんな小さな会社でもパソコンがない企業を探す方が難しいでしょう。

そして、規模が大きくなったり、IT活用が進むことにより、利用するIT機器やソフトウェアなどの資産は増えていきます。PC、タブレット、スマートフォン、各種のソフトウェア、可搬記憶媒体(USBメモリ等)など、種類は様々で、また社員の数とともにその数も増加します。

企業にとって、これらのIT機器やソフトウェアは企業にとって資産、設備でありIT資産とも呼ばれます。これらIT資産は、コンプライアンスやセキュリティを守る上で管理が必須です。例えば、業務で利用中のPCが一台紛失した場合には、利用上のルールが整備されているか、内部不正が行われていないか、情報漏えいの疑いはないか、大きな問題ともなりかねません。そのような事態を防ぐべく、IT資産の管理が必要なのですが、機器や利用者が増加すればその管理は難しく、多大なコストが必要ともなります。

重要性も高く、コストもかかるIT資産管理ですが、その業務を効率化する方法の一つとして、IT資産管理ツールの活用があります。本記事では、IT資産管理と管理項目、IT資産管理ツールのメリット/デメリットについて解説します

IT資産管理とは

企業におけるPCやタブレット、USBメモリなどのデバイス、ソフトウェアはIT資産と呼ばれ、不動産や設備と同様に資産の一つです。保有資産の管理は企業価値そのものとも繋がっているため重要な職務となっています。それと同時にIT資産はITというという特性から、コンプライアンス対策、セキュリティ維持という面からも管理が必要となります。モノとしてのITデバイスとソフトウェアのライセンスという権利の管理、そしてコンプライアンスおよびセキュリティ面での管理をあわせて、IT資産管理と呼びます。

IT資産管理は、コンプライアンスの面において、下記にあげる効果を目的として行います。

IT資産管理の効果
  • ソフトウェア利用におけるライセンス違反の防止
  • 固定資産の会計処理の適正化
  • IT資産の不正利用の防止
  • 内部の不正行為の防止などの効果
情報資産管理の目的(セキュリティ面)
  • ハードウェアやソフトウェアの所在を把握して、脆弱性が判明した場合には利用の抑制を行う
  • OS、セキュリティソフト等のアップデートを把握し、対策漏れを防ぐ
  • 社内セキュリティポリシー違反の防止

IT資産管理の必要性や対象については、企業向けではないものの政府CIOポータルの資料「政府情報システムに係る IT資産管理の必要性について」でもまとめられています。

IT資産管理の管理項目とは

セキュリティインシデントや社内セキュリティポリシーの遵守、コンプライアンス面での対応などの上記に挙げた目的を果たすためには、IT資産についての適切な情報を管理する必要があります。上記目的を果たすために必要となる管理項目には下記が挙げられます。

  • コンピュータ名
  • 利用者名/管理者名
  • IPアドレス
  • MACアドレス
  • OSのバージョン
  • ソフトウェアのインストール状況
  • ソフトウェアのバージョン
  • PCの操作ログ

これらの管理項目に沿った情報を定期的に収集し、整理しておきます。万が一の事態が起きた場合にも、迅速に対処できる備えとなるものです。

IT資産管理ツールにはメリットが多数

管理項目について記載しましたが、IT資産管理ではこれらの情報を集めてまとめる必要があります。パソコンが数台しかない状況であれば、一台ずつ情報を調べてExcelなどで表にしてまとめれば管理が可能かもしれません。しかし、管理対象の数が増え、情報の収集も定期的に行うとなれば、人手を使っての管理には限界があります。

このIT資産管理のための情報収集などには、IT資産管理ツールを利用することで業務を自動化効率化することが可能です。また、これ以外にもセキュリティ面での対応に関してもIT資産管理ツールの導入によるメリットが存在しています。

管理作業の効率化

IT資産管理ツールを導入することにより、管理業務を効率化することが可能です。

IT資産管理ツールを利用することで下記が実現できます。

  • 複数のデバイスやソフトウェアに対し、情報の収集・集約、メンテナンスの必要性や問題の検出を一括管理
  • 情報の収集の効率化、自動化
  • 一括でのソフトウェアアップデート指示。ファイル配布ができるIT資産管理ツールもある

人手に変わってIT資産管理ツールを利用することで業務効率化および作業の抜け漏れが防げることもメリットです。

無駄な投資の防止

IT資産管理ツールによってIT資産の情報を一元で管理することで、ITへの無駄な投資を防ぐ事にも繋がります

  • 未使用のパソコンやライセンスの把握
  • 従業員への割り当てを容易にする
  • 無駄なパソコンやライセンスの調達を防ぐ
  • パソコンやライセンスの追加購入の時期も予測できる

脆弱性対策

昨今、企業におけるセキュリティインシデントの発生は、ニュースに取り上げられるほどの問題となっており、企業にとってはその対応が死活問題にも繋がりかねません。IT資産管理ツールを活用することで、セキュリティインシデントの入り口となり得る脆弱性への対策実施徹底を促すことができます

  • IT資産管理ツールによって、管理対象の全パソコンのアップデート状況一覧で確認可能
  • 緊急でアップデートが必要になった場合にも、適用状況を把握して迅速な対応が可能
  • アップデート未実施のパソコンを容易に探し出して、指示することが可能

セキュリティポリシーの徹底

IT資産管理ツールには情報収集以外にもセキュリティポリシーの徹底のための機能が用意されています。製品によって異なりますが、代表的な機能としては下記のようなものが挙げられます。

  • 社内セキュリティポリシーへの違反行為を検知し、その動作を停止することができます。例えば、USBメモリの使用を許可しない場合には、USBメモリをPCに接続しても使えないようにブロックします。
  • セキュリティポリシーで利用許可していないソフトウェアを無断インストール使用とした際にもブロックすることが可能です。

内部不正の抑止

情報セキュリティインシデントの発生原因の一つとして、内部不正があります。独立行政法人情報処理推進機構「内部不正による情報セキュリティインシデント実態調査」報告書についてでは、内部不正による情報漏えいなどのセキュリティインシデントの発生は、高額な被害に繋がるということを示唆するなど、企業にとって対策が重要視される問題です。

IT資産管理ツールではこの内部不正に対し、PC上の操作ログを収集することによって、発生の抑止、発生時の追跡を可能としています

  • PC上の操作ログの定期的な収集機能
  • 収集したログを定期的に監査していることを周知し、業務ファイルの不正コピーなどの抑止力とする
  • 内部不正が疑われる事象が発生した場合は、操作ログは追跡調査のための証跡となる

IT資産管理ツールのデメリット

IT資産管理にツールを利用することは、ここまで上げてきたように多くのメリットがあります。しかし、一部デメリットとなる部分も存在するため、導入の前に検討を行いましょう。

つかいこなすには時間が必要

IT資産管理ツールも一種のソフトウェアです。インストール型やクラウド型などサービスによって様々ですが、利用開始時には学習コストが必要となります。ツールを利用して管理する担当者の学習に加えて、PCなどの使用者にも、使用に関する通知や概要などの教育が必要となります

利用目的や組織とそぐわない製品もある

IT資産管理ツールにも様々な製品が存在しており、その実現機能は製品によって違います。エンタープライズ製品では機能の充実が図られており、シンプルなIT資産管理に加えて、モバイルの管理やセキュリティ対策の管理、端末ごとの設定のコントロールなど、あらゆる機能が盛り込まれているものもあります。しかし、大切なのは自社のIT資産管理に必要な機能が揃えられた資産管理ツールを選択することです。本当にそのIT資産管理ツールのすべての機能が必要かどうかは、導入時の重要な検討事項です。当然、多くの機能が搭載されたIT資産管理ツールは高額で、不要な機能にお金をかけて実情と合わない製品を利用しているという状況もあり得ます。

また、組織の形態、規模と製品の相性も存在します。上記の多機能と同様、端末台数の多い大組織向けの製品もあり、やはり比較的高額ですので、不要なコスト増大をおこす可能性があります。

目的とコストにあわせたIT資産管理ツールの導入

いくつかIT資産管理ツールをピックアップして、特徴をあげています。ツール選定の参考になれば幸いです。

セキュログ

セキュログは株式会社LRMが提供するクラウド型PCログ管理サービスで、IT資産管理ツールとしても利用が可能です。

  • クラウド型のPCログ管理サービスで、資産・機器管理機能を備えています。
  • シンプルな操作感で、簡単にIT資産の情報を収集することが可能です。
  • クラウド型のサービスのため、テレワークや外出先での遠隔での利用にも対応。
  • 国内に専用のサポートデスクを用意し、丁寧なサポート。
  • リーズナブルな利用価格で、コストを抑えたIT資産管理の実現が可能です。
初期費用 10,000円
月額費用 基本費用 1,500円
ログ管理費用 700円 × アカウント数

※ライセンス数に応じてボリュームディスカウント対応が可能です。詳しくはお問い合わせ下さい。

LANSCOPE

LANSCOPEはウイルス対策、情報漏えい対策、IT資産管理などを含んだ統合エンドポイント管理ツールです。

運営はエムオーテック株式会社。

  • オンプレミス型、クラウド型での提供
  • シンプルで使いやすいレポート機能
  • オンプレミス型はWindowsに加えMACも対応。クラウド型ではiOS、Androidにも対応したMDM機能搭載。
  • オンプレミス型は機能単体、パックパックプランなどの契約形態。価格はサイトから見積を行って下さい
  • クラウド型は3600円/台からのプランを用意。※別途初期費用などが必要です。

SKYSEA Client View

SKYSEA Client ViewはSky株式会社によって提供される企業・団体向けクライアント運用管理ソフトウェアです。

  • オンプレミス型とSaaS(クラウド)型でサービスを提供。
  • SaaS型ではテレワーク運用支援、サイバー攻撃対策、デバイス使用制限、ログ利活用連携、ソフトウェア更新管理、運用管理支援と幅広い機能を用意
  • 藤原竜也さんのTVCMでおなじみ。
  • 価格は公式サイトからお見積り下さい

Asset View

Asset Viewは株式会社ハンモックが提供するIT資産管理ツール・情報資産管理ソフトウェアです。

  • クラウド型の統合管理サービスとオンプレミス型のオーダーメイド可能なサービスを選択可能
  • 自動でヒューマンエラーによる情報漏えいを防ぐ仕組みを実装。オンラインストレージへのファイルアップロード時の自動暗号化、いざというときのファイル遠隔削除。
  • 価格はオンプレミス型とクラウド型で形態が変わります。詳細は要お問い合わせ

まとめ

企業にとってIT資産管理はコンプライアンス強化、セキュリティ対策として重要な施策です。しかし、機器や利用者が増加した場合、手作業による管理はコストもかかり作業ミスなどのリスクも伴います。

IT資産管理ツールはIT資産管理のための情報収集を自動化(効率化)し、人的エラーも防ぐことができるツールです。IT資産管理業務の強化へ、ご利用を推奨いたします。

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