ペーパーレス化でセキュリティは向上する?課題や事例も含めて解説

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ペーパーレス化とは、ビジネス文書を「電子化」して、タブレットやスマートフォンといった、デジタル端末上で扱い、コスト削減と業務効率化を同時に実施する施策です。業務効率化に大きく貢献するペーパーレス化ですが、実はセキュリティ面の向上が期待できるのはあまり知られていません。

そこで今回は、ペーパーレス化の課題や事例、セキュリティ面の効果について解説します。

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ペーパーレス化についておさらい

ペーパーレス化についてかんたんに振り返ります。
ペーパーレス化とは、「請求書」「契約書」「報告書」「見積書」を電子化し、「紙をなくすこと」です。

往来の業務では紙が大量に使われていましたが、持ち運べる反面、

  • コストがかかる
  • 災害に弱い
  • 時間と共にインクや紙が劣化する
  • セキュリティ対策が難しい

というデメリットがありました。

このデメリットを無くすための取り組みが「ペーパーレス化」です。

ペーパーレス化によるセキュリティ向上

ペーパーレス化を進めることで、一番のメリットは「セキュリティが向上する」ことです。

例えば、重要な紙の資料があった場合、以下のようなセキュリティが必要になります。

  • 監視カメラ
  • 金庫
  • 鍵付きの机
  • 鍵付きキャビネット

理由は「持ち運びが容易だから」です。

紙が何かしらの物理的セキュリティで守られていなかったり、監視の目が無ければ、誰でも持ち運べ、犯人の特定が難しく、情報漏洩のリスクが高いです。

そのため、紙で資料を扱う際は、物理的なセキュリティ対策が必要になります。

また、紙は「盗難」や「紛失」といった、ヒューマンエラーも起きてしまう可能性がありますが、ペーパーレス化して、電子で管理すれば、誰が何時にファイルを閲覧したのかがわかり、役職や担当社員しかファイルを閲覧できないようにするといった閲覧制限も使えます。

また、データがサーバー上に残っていれば、情報が半永久的に残り続けることも強みです。

ペーパーレス化にはセキュリティ上の課題もある

ただし、ペーパーレス化にはデメリットもあります。

それはインターネット上でハッキングされるリスクです。

データを保存しているサーバーやサービスに、悪意あるユーザーが攻撃を仕掛けることで、情報が流出したり、消されてしまうリスクがあるため、セキュリティを強化したり、バックアップをしておくことが必要不可欠です。

また、ペーパーレス化しても、ヒューマンエラーのリスクは無くせません

スマートフォンやタブレットで情報を閲覧できるようにしていても、そのスマートフォンやタブレットを無くしてしまう可能性があり、接続したWi-Fiが喫茶店や飲食店のフリーWi-Fiで、セキュリティが低い場合、そこから盗聴されてしまう可能性もあります。

ペーパーレスを導入するには、社員のヒューマンエラーをなくせるように、ITリテラシーの教育も並行しておこなう必要があるでしょう。

ペーパーレス化をスムーズに進めるITツール

ペーパーレス化をスムーズに進めるITツールには以下のようなものがあります。

文書管理システム
紙の資料をスキャンして電子化するシステムです。管理をしやすくし、保管スペースや管理コストを削減します。
ワークフローシステム
外出先で回覧文書を確認できるように、業務の効率化ができるシステムです。また、他拠点情報共有も容易になります。
オンラインストレージ
インターネット上で、データを保管できるシステムです。閲覧権限を管理して、権限のある社員なら外出先でもインターネット上で情報を閲覧することができるため、利便性が向上します。
ワークフローシステム
書類を再提出したり、往来の書類と同じものを使う場合、紙なら書き直しですが、電子化すれば、システム上で流用できます。これにより、作業時間が短縮されます。
電子契約システム
取引先との契約書を電子化するシステムです。近年では、個人と企業の契約でも電子契約システムも使われており、契約書を印刷するコストと、手続きの時間の短縮が期待できます。
EDI
企業間の取引を電子データで実施できるようにするシステムです。取引先の支払い、請求の取引を電子化することで、取引業務を効率化できます。

このような、ペーパーレス化によって効率化したい業務の種類により、様々なシステムが利用されていることが分かります。

近年、業務効率化に、業務のデジタル化やクラウド化は欠かせませんが、そこで、近年注目されているのが「SaaS」と「マルチデバイス」の活用です。

SaaS

SaaS(サース)とは、インターネット環境があれば、遠隔でも作業を複数人同時に作業ができるクラウド型サービスを意味します。

ペーパーレスを進めるには、紙を代替するサービスを利用するのが必要です。そんな中、こうしたSaaSがペーパーレス化の波に乗って利用者を増やしています。まずは社内でのペーパーレス化に向けた課題を洗い出し、適切なSaaSの導入を検討するのも、1つの方法です。

マルチデバイス

近年、パソコン以外にも、スマートフォン、タブレット端末が業務に導入されています。

外出先でも業務遂行を容易にし、ペーパーレス化による業務効率を向上させるためにも、デバイスが相互に連携し、情報を共有できるようにするのが重要です。

ITツールを使ったペーパーレス化の事例

ペーパーレス化に役立つITツールを紹介しました。

電子帳簿保存法は、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律ですが、2022年1月より大幅に改正されペーパーレス化がより加速するとされています。

実際に、市議会で多数ペーパーレス化が実施されているので、その事例を紹介します。

高松市

高松市では、市議会にタブレット端末を導入し、インターネット上のクラウドコンピューティングを用いて、ペーパーレス化を実施しました。

往来の会議で使用していた、紙資料の印刷費や紙代、作業にかかる時間と労力の削減にクラウドの導入費用を印刷費用で相殺でき、会議の準備にかかっていた費用分、コスト削減に成功しました。

逗子市

平成24年から市議会本会議で、クラウド型コンテンツ配信システムを活用し、ペーパーレス化を実施しました。

会議で使っていた「議案」「行政計画書」といった資料をクラウド型コンテンツ配信システムを活用することで、年間150万円の紙や、印刷コスト削減できると試算しています。

飯能市

平成24年から市議会での会議録をペーパーレス化。年間10 万枚の紙・印刷コストを削減し、180万円のコスト削減を実現しました。

現在はその効果の高さから、完全なペーパーレス会議を実現しています。

(出典:ペーパーレス会議の導入に関する提言書松本市議会

LRMが提案するペーパーレス化

ペーパーレス化の事例について紹介しました。

LRMでは、「Box」を使うペーパレス化を推進しています。
「Box」とは全世界20万社に導入され、利用者は2,000万人を超える「企業向けコンテンツコラボレーションサービス」です。

企業が取り扱う、電子データの量が爆発的に増えていることを考え、容量を無制限に利用できます。
その他に、役職や担当に合わせて権限を変えられるよう、7段階のアクセス権限付与機能を搭載し、管理を容易にしました。

最先端のセキュリティ対策で情報の漏えいを防ぎます。

  • 出来るだけコストをかけずにファイル共有サービスを利用したい
  • セキュリティの高いファイル共有サービスを利用したい
  • 社内でファイル管理方法を統一したい
  • 社内のファイル操作のログを取得したい
  • フォルダへのアクセス権限を細かく設定したい
  • 容量を気にせず使えるファイル共有サービスを利用したい
  • 外出先からセキュアにファイルにアクセスしたい
  • モバイル端末からファイルを参照したい

こんな悩みを抱えている方は、ぜひ導入を検討してみてください。
詳細についてはこちらの記事をご覧ください。

まとめ

ペーパーレスのセキュリティ対策について紹介しました。

様々なツールの中から、自社にあったものを導入するだけでなく、導入したツールをただしく利用できる、社員への教育も同時に実施する必要があります。

ツールの導入にあたっての、メリットとデメリットを理解して、効果的なペーパーレス化をすすめ、適切なセキュリティ対策を実施していきましょう。

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