安否確認システムとは?その概要と導入のポイント、選び方を解説

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地震、台風、パンデミックなどの緊急事態が発生した際、企業としては従業員の安否確認を行い、事業継続や早期の再開が当初の目標となります。しかし、管理者が従業員一人ずつメールや電話で連絡を取っていては全員の状況を把握できるのはいつになるとも分かりません。また、普段は使わない伝言ダイヤルを利用するマニュアルを用意していても、有事にスムーズに全ての従業員が使いこなすのは難しいところがあります。

そんな場合に備えて用意しておきたいのが安否確認システムです。緊急事態発生時の従業員との連絡にシステムを導入して自動化することで、管理者の状況把握のしやすさ、手間の減少を実現し、従業員にも連絡方法が簡素化されるといったメリットがあります。業務の復旧に向けての素早い対応を支えてくれるツールです。

本記事では安否確認システムの概要、メリット、導入に向けた選定などのポイントを解説します。

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安否確認システムとは

安否確認システムとは、災害時などに従業員の安否を確認するためのシステムです。

企業は災害が発生した場合、事業の継続、停止した場合にはすぐに体制を取り戻しての再開が急務となります。その際に必須となるのが従業員やその家族の状況の把握です。人がいなければ事業は動きません。従業員こそが企業にとっての重要な資産なのは間違いのないところです。

緊急時の従業員の状況確認においては、従来は緊急連絡網を用意して電話(やメール)で管理者が連絡をとるというルールを作っている企業が多かったのですが、緊急時には予期せぬ事態が起きるものです。電話網が混雑していたり、電話のタイミングが合わない、管理者が一人で何人もに連絡していては時間がかかり過ぎるといった問題がありました。

これらの安否確認でのレスポンス時間、手間、確実性の不足を補うことができるのが安否確認システムです。緊急事態発生時の連絡、状況の集計をシステムを導入して自動化することにより、管理者の手間を減らし、情報の確実性を高め、従業員にも利便性をもたらす仕組みとなっています。

安否確認システムのメリット

安否確認にシステムを導入して、緊急事態の連絡などを自動化/効率化しておくことには、多数のメリットが存在しています。以下、その内容を確認します。

災害時における迅速な状況確認

安否確認システムを利用することで、災害発生時に管理者を介さず、自動で安否確認連絡を行えることは大きなメリットでしょう。そもそも管理者に何らかの問題が発生することもあり得ますし、連絡網などの仕組みでは途中で誰かに問題が発生していれば上手く連絡が回らないことが想定されます。システムを利用することにより、誰かに連絡が付かなくとも自動でその他の従業員とは連絡が取れるようになります。この仕組みによって、管理者の負荷が軽減されます。

連絡手段を増やすことができるのもメリットの一つです。従来の電話・メールだけでなく、システムを利用することでスマホアプリ・Web・SMSなど複数の手段を利用することが可能となります。

局地的な緊急事態が発生した場合、電話やメールだけでは緊急時の連絡ルートとして不安が残ることがその背景にあります。携帯電話の周波数帯や回線の混雑、メールセンターのひっ迫により連絡が付かないことがこれまでの緊急事態でも発生しているためです。スマホアプリやWeb、SMSなどを別のルートとして用意しておくことで連絡できる確率をあげることができます。また、緊急時では電話を取れないこともあり得るため、利用者側もタイミングを取りやすくなる点もメリットです。

安否確認システムでの連絡では、返信がくるまで反復連絡し続ける事もできます。人手では大きな手間がかかりますが、システムなので機械的に繰り返し返信があるまで連絡し続けても人的コストはかかりません。安否が気になる相手をフォローする事が可能となります。

安否確認システムを利用した場合、安否確認の回答状況は自動で集計されます。全体的な連絡状況や誰の安否確認が取れていないのかを瞬時に把握することが可能です。また、緊急時には管理者は様々な対応に手が取られることが想定され、集計などの手間がかかる作業を自動化できることもメリットとなります。

災害時における情報共有

企業(管理者)側から従業員へ安否確認情報を送るだけでなく、従業員に災害時の情報共有の場を提供できることも大きなメリットです。情報共有の場を提供することで、有用な情報の迅速な交換、連絡が取れることによる安心感などの効果が得られます。安否確認システムごとに変わってくるところですが、双方向でのメッセージ機能、掲示板機能などが備えられたシステムもあります。

また、安否確認システムでグループを設定して、担当者ごとに連絡を行う範囲を決めておくと連携の効率が向上します。例えば、下記のようなグループを作るシーンが想定できます。

  • 被災地エリアに居住する従業員に絞って連絡
  • 安否確認の集計データを利用して、出社困難者をグループ分けして連絡

災害時以外でも情報収集・共有

安否確認システムで情報共有機能を用意しておくと、災害時以外でも利用することが可能です。災害以外の緊急事態での連絡方法として利用するのも一つの有効活用方法です

例えば、コロナ禍での管理手段の一つに、下記の利用方法が考えられます。システム上のデータは残しておくことができるため、後で必要となった場合に証跡を用意するのにも便利です。

  • コロナ禍における従業員の健康管理(報告と集計)
  • 毎朝決まった時刻に従業員が現在の体温や諸症状の有無を連絡するルールを作り、二次連絡用の手段とする

また、特に緊急的な目的でなくとも、情報共有機能は利用可能です。社内イベントのスケジュール管理ツールとしても利用できます。

例えば、健康診断・年末調整などの連絡、ミーティングの案内・日時調整、社内イベントの広報・出欠確認など、日常的な業務にも活用が考えられます。

安否確認システム導入のポイント

実際に安否確認システムを導入する際には抑えておきたい2つのポイントがあります。

事前に訓練を行い、安否確認システムに慣れることができる。

導入した安否確認システムの連絡手段は、普段利用しているものでないと使いにくいという問題があります。ましてや、緊急事態においては普段よりも混乱しやすく判断能力も低下するため、事前の訓練がいざというときに役立ちます。

実際に利用する際のルール、フローを用意し、安否確認システムの使い方事前共有しておきましょう。その上で、安否確認システムを利用した安否確認の訓練が必要となります。

安否確認システムの選定の際には、訓練(テスト)などの機能を有し、慣れる機会を作れるシステムを選びましょう。情報共有機能などは、普段から別用途で利用できるシステムが慣れの面でも便利です。

従業員の人数や営業所等の数など規模に合ったシステムを導入する。

安否確認システムが対応できる組織体制、人数の範囲を把握して導入を検討しましょう。複数の管理者をたてて、管理できる範囲を適切に設定できることも大切です。

また、システム規模と利用組織、利用者数のアンマッチはコストの無駄になり得るため、こちらの点でも注意が必要となります。

安否確認システムの選び方

安否確認システムを選定するためのポイントを確認します。利用方法の想定、機能の充実度、コストなどに注目しましょう。

導入目的を考える

まず最初に考えるべきなは、どのような場面で安否確認システムを利用することを想定するのかという点です。

一般的には、大地震の安否確認など災害時に利用することを想定します。これに加えて、台風・豪雨・豪雪時の注意喚起・業務連絡、新型コロナウイルス感染症などの感染症対策といったシーンも具体的に想定できるものです。

また、付加的な利用方法として、テレワーク時の健康管理など、緊急事態以外の平常時にも利用できるシステムもあります。平常時の活用も見込む場合には、以降の機能やコスト面での検討時の観点が変わってきます。

緊急時の利用を重視するのか、通常時の利用も見込むのかを大きく絞っておきましょう。

各種機能の充実度

安否確認システムには、様々な機能が実装された製品が存在しています。この機能の拡充も、システム選定の大きな基準となります。以下は、その代表的なものです。

自動通報機能

エリアごとに災害の予測情報にそって自動的に連絡を行う機能。
地震ならば震度X以上、台風ならば居住県が想定ルートに入った場合など自動的な通報トリガーを設定できる機能です。

自動再送信 安否が確認できるまで、定期的な連絡を送り続ける機能です。
時間の予約機能なども含みます。
連絡手段の多様性 メール、電話、Web、スマホアプリ、SMSなど利用手段を複数用意していることも機能の一つです。
安定運用 これまでの稼働実績やシステムの所在地の分散化を考慮します。
また運営する企業の情報も確認しておきましょう。
状況の自動集計、検索 安否の確認状況を集計して表示する機能です。
グループごとの集計などが可能かどうかもチェックしておきたいポイントとなります。
管理者の負担 管理者がシステム利用のためにどれだけの作業をしなければならないかを把握しましょう。
家族の安否確認 従業員とその家族もフォローできることで、社員の安心につながります。
多言語対応 多様性を許容した組織としての対応です。
ある程度の規模を持つ企業は検討が必要となる機能です。

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Seculioの安否確認システムの利用方法は簡単です。準備は従業員が緊急時の連絡先となるメールアドレスを登録しておくだけでOK。緊急事態発生時には管理者が登録された連絡先にメールを送信します。メールへのリアクションはURLをクリックして、Webサイトで情報を入力するだけ。緊急時にログインなどで手を煩わせることもありません

管理者向けにはメール回答状況の自動集計や、緊急時のメールのテンプレート連絡先登録の督促機能など管理コストを減らすための仕組みが用意されています。

また、連絡先のメールアドレスを管理者は閲覧することができないため、従業員のプライバシーも守れます。

月々6,000円からご利用可能、リーズナブルに導入出来ることもメリットです。
※初期費用が別途必要となります。

まとめ

企業の管理者にとって、災害発生時には事業の継続と早急な復旧が重要なミッションです。安否確認システムを利用することで、スムーズな連絡、状況確認が実施でき、管理者のミッションをサポートしてくれます。

安否確認システムの導入・選定に際しては、主な利用目的や訓練の可否、組織の規模とあったシステム、機能の充実度合い、コスト面などが検討のポイントとなります。

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