消費者意識の変化によるリテラシーの向上。
取引先からの要求。
これらのきっかけによって、プライバシーマーク(Pマーク)を取得したいと思う企業も多いかと思います。 ですが、プライバシーマークを取得するには費用がかかり、業務に一時的な負担もかかります。
このようにデメリットが気になってしまい、一歩を踏み出せないかもしれませんが、取得する価値のあるメリットも数多く存在します。
今回は、プライバシーマークを取得することによるメリットについて解説します。 ぜひ、参考にしてみてください。
また、プライバシーマーク認証取得をご検討中の方に、プライバシーマークの検討段階から審査当日に至るまでの一連のTodoリストを用意いたしました。
ぜひこちらもあわせてご活用ください。
※以下、Pマークと表記します。
Pマークを取得することで得られる効果
Pマークを取得する事による効果は以下の通りです。
- 顧客信頼向上
- 従業員の意識向上
- 個人情報保護法への対策
- 入札への参加など案件機会の拡大
- 優秀な人材の確保
- 情報漏えいの防止
Pマークを取得する際に、「個人情報保護マネジメントシステム」を構築する必要があります。
個人情報保護マネジメントシステムとは、「Personal information protection Management Systems（PMS）」のことで、個人情報を保護する体制を整備し、継続的に改善するための管理の仕組みです。
このようなルールを決めることで、組織の内外にさまざまなメリットをもたらします。
顧客信頼向上
Pマークは第三者認証です。
つまり、個人情報の取扱いを客観的に審査し、一定の水準に達したと認可された企業だけが取得することができます。
そのため、信頼性が一定以上担保取引先や顧客は、預けた個人情報を適切に管理してくれると信頼しやすくなります。
安心して個人情報を預けることができると、他社との差別化にもつながりやすく顧客満足度にも影響します。
従業員の意識向上
Pマークを取得する際には「従業員教育」をする必要があります。
「従業員教育」とは、年に1度従業員に対してPマークに関する「教育」を行うことです。
「個人情報に関する基礎知識」や「自社の個人情報の取扱いに関するルール」など様々な内容を学ぶことができます。
教育を行い、確認テストをすることで、従業員は、自分も組織の一員であり、責任を持って個人情報を取り扱わなければならないという意識も芽生えやすいでしょう。
個人情報保護法への対策
情報化が著しく進行したことにより、パーソナルデータの利活用が可能となったことを踏まえ、「グローバル化への対応」等で個人情報保護法は近年改正されました。
Pマークを取得するということは、個人情報保護法に対応した個人情報保護体制を構築するということととも言い換えることができます。
なんとなくすましていた、個人情報を取り扱う際に対応を明確化、確認ができるようになるため、個人情報保護法を遵守しやすくなります。
入札への参加など案件機会の拡大
個人情報を取り扱う官公庁などと取引を行う際、取引条件にPマークの取得が入っていることが多くなっています。
もし、あなたの会社がホームページ制作を安くできるという売りがあったとしても、Pマークがない以上入札・取引ができないので考慮すらしてもらえません。
ですが、Pマークを取得することで入札に参加できる範囲が大幅に増え、Pマークがない企業と、Pマークがある企業では世間のイメージも変わるため、新規開拓が容易になりやすいです。
優秀な人材の確保
就職活動の際に欠かせない履歴書。
ですが、リテラシーの高い学生は「個人情報の塊」と言える履歴書を、プライバシーマーク未取得の企業には送らないという話もあるようです。
このようなことを考えるのは、学生時代から高い意識を持っている優秀な人材と言えます。
その優秀な人材が応募しないということは、おのずと人材確保でロスが発生していると言っても過言ではありません。
中小企業はプライバシーマーク取得の有無が、優秀な学生を確保できるかどうかの境目になっているという側面があります。
情報漏えいの防止
報漏えいの事故をよくニュースで見ますが、その多くは、
「会社のPCをもったまま飲みに行って、酔っぱらって置き忘れた」
「会社用の携帯を無くしてしまった」
のような、社員によるうっかりミスが原因です。
これらのような情報漏えいを防止する仕組みを構築できるのもメリットです。
その他
Pマーク取得のための個人情報保護マネジメントシステムを構築するにあたり、下記のようなことも期待できます。
- 誤廃棄や紛失などを防ぐためのクリアデスクの実施により、業務効率がアップ
- 確認フローの確立により、見落としの軽減
Pマークの取得にはPDCAサイクルを回すことが必須です。
今までPDCAを意識しても業務に組み込むことができなかった企業では、その導入のきっかけにすることができますし、内部監査を行うことによって業務の無駄を除外すると同時に、業務適正を確保する体制などを構築することができます。
Pマーク取得でメリットを享受した顧客事例
こちらは、弊社によるプライバシーマーク新規取得コンサルティングを依頼してくださった事例です。
Pマークの取得を効果的に行い、社内の体制整備を整え、実際にメリットを享受した企業様の一例を紹介します。
株式会社アトラエ様
Pマークを取得した理由は、個人情報を取り扱う企業として適切な体制整備を行うためです。
自社サービス『Green』などを通して大量の個人情報を扱っていたため、早期よりPマーク取得を重要課題として認識していました。 また、営業面においても、Pマーク取得を取引条件にしている企業が増えていたこともあり、取得時期を探っていました。
当時の管理部門のスタッフは1人で、なかなか時間を割くことが出来ませんでしたが、主軸サービスの認知度向上とサービス規模拡大。さらに新規サービスの正式リリースなどにより、企業としての成長が加速。
社内のリソース確保が可能となったため、管理部門のメンバーを増強して2015年の年明けから具体的な取り組みをスタート。 Pマークの仕組みをベースに、PDCAサイクルをしっかり回しながら、増え続ける個人情報をコンパクトに管理できる状態にこぎつけることができました。
株式会社ハンド様
Pマークを取得した理由は、主に顧客情報を安全に取り扱うための社員の意識向上を図るためです。
業務で約30,000件の顧客情報を扱っており、サポート業務ではお客様からデータを預かることもあります。 大切なデータを大量に扱っていることを考えると、社員にしっかり意識を持ってもえるよう教育体制を整備する必要があったため、基準となるルールを構築しようと考えました。
結果として、目的に掲げていた社員の意識向上には繋がりました。
メモ書きの紙は不要になったらすぐシュレッダーにかける、といったことや、クリアデスクが習慣化するなど、日常業務の中での行動が変わり、セキュリティの意識を社員全員が持つことができるようになったのは非常に大きなメリットでした。
新日本テクトス株式会社様
Pマーク取得を目指したきっかけは、コンプライアンス対策の一環です。
現在はコンプライアンスが重視され、PマークやISMS/ISO27001（以下、ISMS）認証を取得していて当たり前という時代。
新規取り引きが始まる際の信用調査では必ずISMS認証やPマークの取得状況を問われるため、ISMS認証またはPマークの取得は以前から議論に上がっていました。
Pマークを取得することで、統一ルールが明文化され共通認識を持つことが出来ました。
業務の都合上、デジタル化がまだまだ進んでいなかったため、応募者の個人情報に関しては今も紙ベースで保管するなど、保管方法には統一性がありませんでした
また、マイナンバー制度施行後は、マイナンバーの取り扱いも悩みの種となっていました。
しかし統一ルールを明文化したことで、何をすべきかが明確になり、安心して業務に取り組めるようになりました。
株式会社インフォテック様
Pマークを取得した理由は、お客様との取り引きを円滑に進めるためです。
近年、Pマークの取得を取引条件に加えるお客様が増えています。
自治体の案件では入札条件にPマーク取得が必ず含まれていますし、長年取引をしているSIer様との取引においてもPマークがなければ従来通りの業務が出来なくなりました。
また、マイナンバー制度が始まってからは、直取引のエンドユーザー様の間でも個人情報保護意識が高まり、Pマークがなければ商談が前に進まなくなっていたという背景があります。
このような背景のもと、お客様にご安心いただける体制を作るためにPマークを取得しました。
Pマーク運用の社内体制が構築出来たことで、個人情報に対する社員の意識が従来以上にレベルアップしました。
チームリーダーなどの役職者を中心に個人情報保護管理責任者などの役割を割り振り、年間スケジュールに基づいた活動をスタート。 各社員に「やらなければいけない」という自覚と責任感が芽生えました。
またルールに対する理解も促進され、現場での判断がスムーズになり、チームメンバーに対する教育も行き届くようになりました。
まとめ
プライバシーマークを取得することによるメリットを紹介しました。
Pマークを取得するには、時間的にも人員的にも会社に少なくない負担をかけることになります。 しかし、その分の信頼や、内部統制の効果も得ることもでき、メリットははかり知れません。
ぜひこの機会に検討してみてください。
自社で取得することは可能なのか、何が必要なのかなど、迷ったらお気軽にお問い合わせください。
また、Pマーク認証を取得する際、どのコンサル会社に依頼してよいかわからないというお悩みを解決するため、コンサル会社の選び方を無料の資料にまとめました。
ぜひコンサル選びの参考にしてみてください。
